電子帳簿保存法が改正され、2024年1月1日より、すべての事業者が「電子取引」に関して対応する必要があります。

※相当の理由があり、データのダウンロードの求めに応じることを要件として、猶予措置は講じられています。

電子帳簿保存法の概要については多くの方が説明していますので割愛しますが、これまで紙保存していたものの電子データ保存を可能にしたり、電子データ取引の電子データ保存を義務化するような法律となっております。

電子データの保存関係については「①電子帳簿等保存」「②スキャナ保存」「③電子取引データ保存」の３つがありますが、今回はすべての事業者に義務化された「③電子取引データの保存」について記載したいと思います。

■電子取引のデータ保存とは

電子取引とは、「紙を介さずに行う取引全般」のことを言います。

具体的にはEDI取引、インターネットによる取引、電子メールを用いた取引、ECサイト上での取引を言います。

実務では、大手の取引先とのEDI取引や、メール添付の請求書、ECサイトでの購入、紙明細がないクレジットカード明細などが多いと思います。

従来はこれらの書類を紙で印刷して保管できましたが、2024年1月1日以降は原則データでの保存が義務付けられます。

なお、データ保存だけでなく、データ改ざんなどを防止する「真実性要件」及び誰でも目視・確認ができる「可視性要件」の２つの措置を講じる必要があります。

※売上規模が一定以下の事業者については「可視性要件」のうち、検索機能の確保は不要になるという措置もあります。

■よくある対応例

クラウド会計を利用していない場合、以下のような対応が多いのではないかと思います。

①「訂正・削除に関する事務処理規定」を整備し、自社フォルダなどに「取引年月日等、取引先、取引金額」のファイル名でデータ保存

②電子帳簿保存法に対応するソフトを購入または契約し、そこに電子取引データを保存

電子取引が多くない場合は、①でまず対応して、電子取引の増加に伴い②を検討するというケースも多いかと思います。

これでも特に問題はありませんが、マネーフォワードを活用することで、より楽に対応することができます。

■マネーフォワードクラウド会計を活用した場合

マネーフォワードクラウド会計を活用した場合について記載します。

取引データの授受からファイルのアップロードまでの期間など細かな要件もありますが、大まかなイメージのため詳細は割愛します。

　①自社発行の請求書

　　MFクラウド請求書を用いて請求書を発行→自動で対応可能。

　　MFクラウド請求書を用いてない場合→③同様、MFクラウドボックスへ保存。

　②アマゾンや楽天等のECサイトで受領した領収書

　　MFクラウド会計と連携することで、自動で保存されるため対応不要。

　③メール等で受領した請求書

　　MFクラウドボックスへファイルアップロード。

　　検索要件である取引日付・取引金額・取引先はAI-OCRで認識。

【MFクラウドボックスをベースとした電子取引データ保存対応】

例えば①の自社請求書であれば、請求書を発行すると、自動で会計への連携及び電子帳簿保存法に則したデータ保存が可能となります。

従来の「請求書を発行→その請求書データを会計ソフトへ入力→別途フォルダにファイル名を変更して請求書データ保存」といったような作業がワンステップで終わるようになります。

■まとめ

電子帳簿保存法をはじめ、ＤＸ投資促進税制の創設など、ますますＤＸが推進されるものと考えます。

紙資料のよる保管・印刷コストが減るというメリットがある反面、事務処理が増えると感じる方も多いのではないかと思います。

事務処理自体は生産性に関する業務ではないため、クラウド会計を用いて極力自動化して、売上拡大につながる業務へ時間を使うよう皆様のお役に立てれば幸いです。